Maîtrise de la gestion des immobilisations

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La connaissance et la maîtrise de la gestion des immobilisations constituent un enjeu majeur afin de connaître au plus près l’actif immobilisé. Pour cela, il est généralement admis dans les procédures (LSF, SOX) de réaliser ou faire réaliser un inventaire des immobilisations, que ce soit des immobilisations immatriculables ou non immatriculables.

workflow gestion des immobilisations

La gestion des immobilisations, comment la maîtriser  ?

L’inventaire des immobilisations consiste à effectuer un relevé d’informations complet à partir d’un inventaire physique en aveugle, l’étiquetage code barres des immobilisations, la création de la base inventaire qui sera comparée aux immobilisations issues des fichiers comptables.

A l’issue d’un inventaire des immobilisations, il est souhaitable de mettre en œuvre des procédures de pérennisation. Celles-ci nécessitent que soient réunies les trois conditions suivantes :

  • Des procédures claires et précises de gestion des immobilisations : mise en service des immobilisations, cession et transfert internes, sorties et mise au rebut d’actifs…
  • L’utilisation d’un outil informatique de réalisation d’inventaire des immobilisations ou le recours à une société spécialisée dans la gestion des immobilisations.
  • Des inventaires de contrôle réguliers et périodiques effectués sur tout ou partie des immobilisations afin de garantir la qualité des procédures de gestion des immobilisations à travers ces inventaires de contrôle.

Les inventaires d’immobilisations réalisés sur plusieurs sites peuvent être ensuite consolidés pour les besoins d’un contrôle interne afin d’avoir une vision globale et d’effectuer des comparaisons de valeurs,  d’antériorité, de durée des immobilisations…

Un outil spécialisé en matière de réalisation d’inventaire des immobilisations, de suivi de ces mêmes immobilisations permet à l’entreprise de gérer en permanence l’état de ses immobilisations et de décider éventuellement de la nécessité de réaliser de nouvelles opérations complètes ou partielles d’inventaire d’immobilisations